درخواست افراز ملک مشاع از اداره ثبت

درخواست افراز ملک مشاع از اداره ثبت راهکاری قانونی برای تقسیم مال مشترک میان شرکا است که در صورت فراهم بودن شرایطی مشخص، به سرعت و با هزینه کمتری نسبت به دادگاه انجام می شود. این فرآیند امکان جداسازی سهم هر شریک و دریافت سند مالکیت مستقل را فراهم می آورد و به حل اختلافات احتمالی کمک می کند.

افراز ملک مشاع فرآیندی حقوقی و ثبتی است که به مالکان یک ملک مشترک (مشاع) اجازه می دهد تا سهم خود را از سایر مالکان جدا کرده و سند مالکیت مستقل دریافت کنند. این وضعیت معمولاً زمانی پیش می آید که یک ملک متعلق به چند نفر باشد؛ مثلاً از طریق ارث به وراث رسیده باشد یا چند نفر به صورت شراکتی ملکی را خریداری کرده باشند. تا زمانی که ملک به صورت مشاع باقی بماند، هرگونه تصمیم گیری، تصرف یا معامله در مورد آن نیازمند رضایت و توافق تمامی شرکا است که همین امر می تواند منشأ بسیاری از مشکلات و اختلافات باشد. اداره ثبت اسناد و املاک، به عنوان یکی از مراجع اصلی رسیدگی به درخواست افراز، در صورت وجود شرایط خاصی، این امکان را برای مالکان فراهم می کند که بدون نیاز به مراجعه به دادگاه، سهم خود را از ملک مشترک جدا سازند. این مسیر ثبتی مزایایی از جمله سرعت بالاتر و هزینه های کمتر را در بر دارد، مشروط بر اینکه تمام الزامات قانونی و فنی مربوط به آن رعایت شود.

۱. آشنایی با افراز ملک مشاع و مرجع صالح (اداره ثبت)

پیش از ورود به جزئیات فرآیند درخواست افراز ملک مشاع از اداره ثبت، درک مفاهیم بنیادی و شناخت مرجع صالح برای این اقدام، اهمیت فراوانی دارد. آشنایی با ماهیت افراز، تفاوت آن با سایر مفاهیم مشابه و شرایطی که اداره ثبت را صلاحیت دار می سازد، نقطه آغازین برای هر مالکی است که قصد تفکیک سهم خود را دارد.

۱.۱. افراز ملک مشاع چیست؟ (تعریف و تمایزات)

«افراز» در اصطلاح حقوقی به معنای پایان دادن به حالت اشاعه و جداسازی سهم هر یک از شرکا از مال مشترک است. به عبارت دیگر، وقتی چند نفر در مالکیت یک مال (اعم از منقول یا غیرمنقول) شریک هستند و سهم هر یک مشخص نیست، آن مال «مشاع» نامیده می شود. افراز به این معناست که ملک مشترک به قطعات مجزا تقسیم شود و هر شریک سهم خود را به صورت «مفروز» (جداگانه) دریافت کند. این امر به هر یک از مالکان امکان می دهد تا در سهم خود به صورت مستقل و بدون نیاز به رضایت سایر شرکا تصرف و معامله کند.

برای درک بهتر افراز، لازم است آن را از مفاهیم مشابهی چون «تفکیک» و «تقسیم» متمایز کنیم:

موضوع	افراز	تفکیک	تقسیم
هدف اصلی	پایان دادن به اشاعه و تعیین سهم مستقل شرکا	تقسیم یک قطعه زمین به قطعات کوچکتر بدون توجه به مالکیت	مفهوم عام تر شامل افراز و فروش مال مشترک
نقش مالکان	مربوط به روابط شرکا و اختلافات احتمالی بین آن ها	فقط به درخواست مالک یا مالکان (چه مشاع چه مفروز)	شامل توافق شرکا یا حکم دادگاه
مرجع صلاحیت دار	اداره ثبت (در صورت وجود شرایط) یا دادگاه	اداره ثبت (صرفاً یک فرآیند اداری)	دادگاه (مفهوم قضایی)
ماهیت حقوقی	دعوای حقوقی (در صورت اختلاف و عدم توافق)	اداری و فنی (تغییر وضعیت یک پلاک ثبتی)	مفهوم عام تر حقوقی و قضایی

۱.۲. چرا افراز ملک مشاع اهمیت دارد؟

افراز ملک مشاع نه تنها یک فرآیند حقوقی، بلکه راه حلی عملی برای بسیاری از مشکلات است. دلایل متعددی وجود دارد که مالکان را به سمت درخواست افراز سوق می دهد:

• امکان تصرفات مستقل: اصلی ترین دلیل برای افراز، رهایی هر یک از شرکا از قید اشاعه و توانایی تصرف آزادانه در سهم خود بدون نیاز به اجازه سایرین است. این شامل ساخت وساز، کشت و زرع، یا هرگونه بهره برداری دیگر می شود.
• حل و فصل اختلافات احتمالی میان شرکا: اشاعه اغلب منبع درگیری و عدم توافق میان شرکا در مورد نحوه استفاده، نگهداری یا اداره ملک است. افراز می تواند به این کشمکش ها پایان دهد.
• تسهیل در فروش یا انتقال سهم هر شریک: فروش یک سهم مشاع اغلب دشوار و با ارزش کمتری نسبت به فروش یک قطعه مفروز است. با افراز، هر شریک می تواند سهم خود را به آسانی و با قیمت مناسب تر به فروش برساند یا به دیگری منتقل کند.
• کاهش مسئولیت های مشترک: با جدا شدن سهم هر شریک، مسئولیت های مشترک مربوط به ملک، مانند پرداخت عوارض و مالیات، نیز به صورت مستقل تفکیک می شود.

۱.۳. چه زمانی اداره ثبت صلاحیت رسیدگی به درخواست افراز را دارد؟ (شرایط کلیدی صلاحیت)

یکی از مهمترین نکات در فرآیند افراز ملک مشاع، شناخت مرجع صالح است. در بسیاری از موارد، مالکان می توانند به جای مراجعه به دادگاه، از طریق اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک اقدام کنند. اما این صلاحیت مشروط به وجود شرایط کلیدی زیر است:

1. خاتمه یافتن جریان ثبتی ملک و صادر شدن سند مالکیت رسمی: این مهمترین شرط است. به این معنا که تمامی مراحل ثبتی ملک (از قاضی و انتشار آگهی های نوبتی تا صدور سند مالکیت) باید به طور کامل به اتمام رسیده باشد و برای ملک، سند مالکیت رسمی (اعم از تک برگ یا منگوله دار) صادر شده باشد. اگر ملک هنوز در جریان ثبت باشد یا برای آن سند رسمی صادر نشده باشد، اداره ثبت صلاحیت رسیدگی به درخواست افراز را ندارد.
2. عدم وجود سند مالکیت معارض برای ملک: سند معارض سندی است که تمام یا قسمتی از آن با سند رسمی دیگری نسبت به یک ملک واحد، تعارض داشته باشد. در صورت وجود سند معارض، اداره ثبت از رسیدگی به درخواست افراز منع شده و موضوع ابتدا باید در دادگاه حل و فصل شود.
3. عدم وجود اشخاص محجور (صغیر یا مجنون) یا غایب مفقودالاثر در بین مالکان مشاع: اگر یکی از شرکا محجور (یعنی کودک، دیوانه یا سفیه) باشد که قیم قانونی دارد یا غایب مفقودالاثر باشد (کسی که خبری از او نیست و مدت طولانی از غیبتش گذشته است)، اداره ثبت صلاحیت ندارد. در این موارد، به دلیل لزوم حمایت از حقوق افراد خاص، مرجع صالح برای افراز تنها دادگاه است.

نکته: اهمیت استعلام وضعیت ثبتی ملک پیش از هر اقدامی، بسیار زیاد است. این استعلام می تواند اطلاعات دقیقی در مورد خاتمه جریان ثبتی، وجود سند معارض و هرگونه بازداشت یا محدودیت دیگر را مشخص کند.

۲. شرایط اصلی و الزامات درخواست افراز در اداره ثبت

در صورتی که قصد دارید درخواست افراز ملک مشاع خود را از طریق اداره ثبت پیگیری کنید، باید از وجود شرایط و الزامات خاصی اطمینان حاصل نمایید. عدم رعایت هر یک از این موارد می تواند منجر به رد درخواست شما از سوی اداره ثبت شود. این بخش به تفصیل این شرایط را بررسی می کند تا با آگاهی کامل گام بردارید.

۲.۱. خاتمه یافتن جریان ثبتی ملک: مفهوم و اهمیت آن

یکی از اساسی ترین و مهمترین شرایط برای اینکه اداره ثبت صلاحیت رسیدگی به درخواست افراز را داشته باشد، «خاتمه یافتن جریان ثبتی ملک» است. این عبارت به چه معناست و چرا اینقدر اهمیت دارد؟

جریان ثبتی یک ملک شامل مراحلی از جمله پذیرش درخواست ثبت، انتشار آگهی های نوبتی در روزنامه رسمی، تحدید حدود، رفع اعتراضات احتمالی و نهایتاً صدور سند مالکیت رسمی است. زمانی گفته می شود جریان ثبتی خاتمه یافته است که تمامی این مراحل به طور کامل طی شده و برای ملک مورد نظر، سند مالکیت رسمی و قطعی صادر شده باشد. این سند می تواند به صورت تک برگ یا سنتی (منگوله دار) باشد. در واقع، تا زمانی که ملک هنوز در مراحل ابتدایی ثبت قرار دارد یا به هر دلیلی سند مالکیت نهایی برای آن صادر نشده است، اداره ثبت نمی تواند وارد فرآیند افراز شود.

چگونگی استعلام وضعیت جریان ثبتی ملک: برای اطمینان از خاتمه یافتن جریان ثبتی، می توانید به اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک مراجعه کرده و با ارائه مشخصات پلاک ثبتی، درخواست استعلام وضعیت ثبتی را ارائه دهید. این استعلام به شما نشان خواهد داد که آیا ملک شما شرایط لازم برای افراز از طریق ثبت را دارد یا خیر.

۲.۲. عدم وجود سند معارض: توضیح و پیامدها

شرط دیگری که برای صلاحیت اداره ثبت در افراز ملک مشاع ضروری است، «عدم وجود سند مالکیت معارض» است. سند معارض به سندی گفته می شود که نسبت به تمام یا قسمتی از یک ملک، با سند مالکیت رسمی دیگری تعارض و تضاد داشته باشد. به عنوان مثال، اگر برای یک قطعه زمین، دو سند مالکیت رسمی مجزا و با مشخصات متفاوت وجود داشته باشد که هر دو مدعی مالکیت بر یک بخش از آن زمین هستند، این اسناد معارض تلقی می شوند.

پیامدها: در صورت وجود سند معارض، اداره ثبت هیچ گونه صلاحیتی برای رسیدگی به درخواست افراز ندارد. رسیدگی به تعارض اسناد، یک موضوع پیچیده حقوقی است که تنها در صلاحیت دادگاه است. تا زمانی که دادگاه در مورد سند معارض تصمیم نهایی را اتخاذ نکرده و وضعیت مالکیت را به طور قطعی مشخص نکرده باشد، اداره ثبت از هرگونه اقدام در زمینه افراز ملک مشاع خودداری خواهد کرد.

۲.۳. قابلیت افراز ملک از نظر فنی و قانونی

علاوه بر شرایط ثبتی و حقوقی، ملک مورد نظر باید از نظر فنی و قانونی نیز «قابلیت افراز» داشته باشد. این شرط به ماهیت فیزیکی ملک و ضوابط مربوط به آن اشاره دارد:

• قابلیت تقسیم فیزیکی: ملک باید از نظر ماهیت فیزیکی به گونه ای باشد که بتوان آن را به قطعات مستقل و مجزا تقسیم کرد، به طوری که هر قطعه ارزش اقتصادی و کاربری مفید خود را حفظ کند. به عنوان مثال، یک قطعه زمین کوچک ممکن است به دلیل مساحت کم، قابل تقسیم به قطعات مستقل نباشد.
• رعایت ضوابط شهرسازی: تقسیم ملک باید با ضوابط و مقررات شهرسازی، طرح های جامع و تفصیلی، و سایر قوانین محلی (مانند حداقل مساحت تفکیک شهرداری، عرض گذر، کاربری اراضی) مطابقت داشته باشد. اگر تقسیم ملک به قطعات کوچکتر منجر به ایجاد قطعاتی شود که از نظر شهرداری یا سایر نهادها قابل بهره برداری نیستند، درخواست افراز رد خواهد شد.

نقش نظر کارشناس و نقشه بردار: در این مرحله، نظر کارشناس رسمی نقشه برداری و یا کارشناس امور ثبتی اهمیت حیاتی دارد. این کارشناسان با بررسی محل، نقشه کشی و استعلام از نهادهای مربوطه، قابلیت یا عدم قابلیت افراز ملک را از جنبه فنی و شهرسازی تعیین می کنند.

۲.۴. عدم حضور افراد محجور یا غایب مفقودالاثر در میان شرکا

همانطور که پیش تر اشاره شد، وجود اشخاص محجور (صغیر، مجنون، سفیه) یا غایب مفقودالاثر در میان مالکان مشاع، صلاحیت اداره ثبت را سلب می کند. دلیل این امر، لزوم حمایت از حقوق این افراد است که قادر به دفاع از منافع خود نیستند و قانونگذار برای حفظ حقوق آن ها، مراجع قضایی را صالح به رسیدگی دانسته است.

در صورتی که یکی از مالکان مشاع، صغیر، مجنون، سفیه یا غایب مفقودالاثر باشد، مرجع صالح برای رسیدگی به درخواست افراز صرفاً دادگاه است و اداره ثبت اسناد و املاک از رسیدگی به این درخواست منع می شود. این قاعده برای حمایت از حقوق افراد ناتوان وضع شده است.

اگر در هر مرحله از فرآیند افراز در اداره ثبت، مشخص شود که یکی از شرکا مشمول این موارد است، پرونده متوقف شده و به مالکان توصیه می شود تا از طریق دادگاه اقدام کنند.

۳. چک لیست کامل مدارک لازم برای درخواست افراز از اداره ثبت

آماده سازی مدارک مورد نیاز، گامی حیاتی در فرآیند درخواست افراز ملک مشاع از اداره ثبت است. نقص در هر یک از این مدارک می تواند منجر به تأخیر یا حتی رد درخواست شما شود. در ادامه، یک چک لیست جامع از مدارکی که باید تهیه کنید، ارائه می شود:

• مدارک هویتی متقاضی/متقاضیان:
  • اصل و کپی تمام صفحات شناسنامه و کارت ملی تمامی شرکا یا متقاضی (در صورت اقدام توسط یک یا چند شریک).
• اسناد مالکیت مشاعی ملک:
  • اصل و کپی سند رسمی مالکیت (تک برگ یا منگوله دار) ملک مورد نظر که نشان دهنده مالکیت مشاعی و سهم هر یک از شرکا باشد.
  • در صورت نیاز و بنا به درخواست اداره ثبت، تصویر سند مالکیت سایر شرکا (اگر متقاضی یک نفر باشد).
• وکالت نامه رسمی (در صورت اقدام توسط وکیل):
  • اگر درخواست توسط وکیل پیگیری می شود، اصل و کپی وکالت نامه رسمی که در آن حدود اختیارات وکیل برای درخواست افراز و انجام امور مربوطه به صراحت قید شده باشد، الزامی است.
• گواهی پرداخت عوارض و بدهی های مربوط به ملک (در صورت نیاز):
  • گواهی پرداخت عوارض نوسازی، پسماند و سایر عوارض شهرداری مربوط به ملک.
  • در صورت وجود، گواهی عدم بدهی مالیاتی (مثلاً مالیات نقل و انتقال اگر اخیراً معامله ای صورت گرفته).
  • سایر بدهی های احتمالی به سازمان ها یا نهادهای دولتی مربوط به ملک.
• گواهی پایان کار ساختمان یا پروانه ساخت (در صورت وجود بنا):
  • اگر ملک دارای بنا و ساختمان باشد، ارائه گواهی پایان کار ساختمان یا پروانه ساخت معتبر ضروری است.
• فرم تکمیل شده درخواست افراز ملک مشاع:
  • این فرم توسط اداره ثبت ارائه می شود و باید با دقت و اطلاعات کامل پر شود. (نمونه متنی این فرم در بخش بعدی ارائه خواهد شد).
• سایر مدارک احتمالی:
  • در املاک ورثه ای، گواهی حصر وراثت (همراه با گواهی پرداخت مالیات بر ارث).
  • در صورت فوت یکی از شرکا، گواهی فوت.
  • تصاویر هوایی یا نقشه های ثبتی قدیمی (در صورت درخواست اداره ثبت).

توصیه مهم: پیش از مراجعه، حتماً از اداره ثبت محل وقوع ملک، لیست به روز و کامل مدارک را استعلام بگیرید؛ چرا که ممکن است بسته به نوع ملک و شرایط خاص، مدارک تکمیلی دیگری نیز مورد نیاز باشد.

۴. مراحل گام به گام درخواست افراز ملک مشاع از اداره ثبت (فرآیند اجرایی دقیق)

درخواست افراز ملک مشاع از اداره ثبت، فرآیندی مرحله ای است که نیازمند دقت و پیگیری مستمر است. شناخت دقیق هر گام به شما کمک می کند تا این مسیر را با آگاهی و اطمینان بیشتری طی کنید. در ادامه، مراحل اجرایی این درخواست به تفصیل بیان شده است:

۴.۱. مراجعه به اداره ثبت محل و تقدیم درخواست افراز

اولین گام عملی، مراجعه به واحد ثبتی محل وقوع ملک است. در این مرحله، باید:

1. فرم مخصوص درخواست افراز ملک مشاع را از واحد مربوطه دریافت کنید.
2. فرم را با دقت و به طور کامل با اطلاعات خواسته شده (مشخصات متقاضی، شرکا، مشخصات دقیق ملک شامل پلاک ثبتی، بخش ثبتی، نوع ملک و دلایل درخواست افراز) تکمیل نمایید.
3. مدارک لازم (طبق چک لیست بخش قبل) را ضمیمه درخواست کرده و به مسئول مربوطه تحویل دهید.
4. رسید ثبت درخواست را دریافت نمایید.

۴.۲. بررسی اولیه درخواست توسط کارشناس و نماینده ثبت

پس از تقدیم درخواست، پرونده به کارشناس یا نماینده ثبت ارجاع داده می شود تا بررسی های اولیه صورت گیرد. این بررسی شامل موارد زیر است:

• بررسی وضعیت ثبتی ملک: اطمینان از خاتمه یافتن جریان ثبتی ملک، عدم وجود سند معارض، و عدم بازداشت یا توقیف بودن ملک.
• تهیه گزارش ثبتی جامع: نماینده ثبت با مطالعه پرونده ثبتی ملک، گزارشی دقیق از وضعیت مالکیت، سهم شرکا و هرگونه اطلاعات مرتبط دیگر تهیه می کند.
• ارجاع به رئیس اداره ثبت: گزارش و درخواست، جهت اتخاذ تصمیم اولیه در خصوص قابلیت یا عدم قابلیت ادامه فرآیند افراز، به رئیس اداره ثبت ارجاع می شود.

۴.۳. تعیین وقت معاینه محل و ارجاع به نقشه بردار رسمی

در صورت تأیید اولیه درخواست، گام بعدی، معاینه محل و نقشه برداری است:

• دعوت از شرکا: اداره ثبت وقت و تاریخ مشخصی را برای معاینه محل تعیین و به تمامی شرکا (یا وکلای آن ها) ابلاغ می کند تا در محل ملک حضور یابند. عدم حضور شرکا مانع از انجام عملیات نخواهد شد.
• حضور نماینده ثبت و نقشه بردار: در تاریخ مقرر، نماینده ثبت و یک نقشه بردار رسمی (که از سوی اداره ثبت تعیین شده است) به همراه متقاضی و سایر شرکای حاضر، به محل ملک مراجعه می کنند.
• ترسیم نقشه و صورت مجلس: نقشه بردار نقشه دقیق وضع موجود ملک را ترسیم کرده و در صورت قابلیت افراز، نقشه پیشنهادی برای تقسیم به قطعات مجزا را نیز تهیه می کند. همچنین، صورت مجلس معاینه محل که حاوی مشخصات، حدود و مساحت قطعات پیشنهادی است، تنظیم و به امضای حاضرین می رسد.

۴.۴. اخذ استعلامات و نظریات تکمیلی (در صورت لزوم)

در برخی موارد، ممکن است برای اطمینان از رعایت کامل قوانین، نیاز به اخذ استعلامات و نظریات تکمیلی از سایر نهادها باشد:

• استعلام از شهرداری: برای بررسی تطابق نقشه افرازی با ضوابط شهرسازی، کاربری اراضی، حداقل مساحت تفکیک و سایر مقررات محلی.
• استعلام از سایر ادارات: مانند جهاد کشاورزی (برای اراضی زراعی)، اداره منابع طبیعی و …، بسته به نوع و موقعیت ملک.

۴.۵. صدور تصمیم نهایی توسط رئیس اداره ثبت

پس از تکمیل تمامی گزارش ها، نقشه ها و استعلامات، رئیس اداره ثبت با بررسی نهایی پرونده، یکی از دو تصمیم زیر را اتخاذ می کند:

• تصمیم بر قبول درخواست افراز: در صورتی که ملک از نظر فنی و قانونی قابل افراز باشد و تمامی شرایط لازم رعایت شده باشد. در این حالت، رئیس اداره ثبت دستور افراز را صادر می کند.
  • نحوه تعیین سهم: سهم هر شریک بر اساس توافق کتبی شرکا یا در صورت عدم توافق، از طریق قرعه کشی (توسط اداره ثبت) تعیین می شود.
• تصمیم بر رد درخواست افراز: در صورت عدم رعایت یکی از شرایط (مانند عدم قابلیت افراز از نظر فنی یا ضوابط شهرسازی، وجود محجور یا غایب، وجود سند معارض یا عدم خاتمه جریان ثبتی).

۴.۶. ابلاغ تصمیم اداره ثبت و حق اعتراض

تصمیم (قبول یا رد) اداره ثبت به صورت رسمی به تمامی شرکا ابلاغ می شود. این مرحله بسیار مهم است:

• مهلت اعتراض: شرکا (یا وکلای آن ها) از تاریخ ابلاغ تصمیم، ۱۰ روز مهلت دارند تا در صورت اعتراض به تصمیم اداره ثبت، به دادگاه عمومی محل مراجعه و دادخواست اعتراض تقدیم کنند.
• سرنوشت پرونده:
  • اگر در مهلت مقرر اعتراضی نشود، تصمیم اداره ثبت قطعی و لازم الاجرا می شود.
  • اگر اعتراض شود، پرونده به دادگاه ارجاع داده می شود و تصمیم گیری نهایی بر عهده مرجع قضایی خواهد بود.

۴.۷. صدور اسناد مالکیت جدید (در صورت انجام افراز)

در صورتی که تصمیم اداره ثبت بر افراز قطعی شود و اعتراضی صورت نگیرد یا اعتراض در دادگاه رد شود، مراحل نهایی شامل صدور اسناد مالکیت جدید برای قطعات افراز شده آغاز می شود:

• تفکیک سند اولیه: سند مالکیت مشاع اولیه، تفکیک شده و باطل می شود.
• صدور سند مالکیت شش دانگ مجزا: برای هر یک از قطعاتی که افراز شده اند، سند مالکیت شش دانگ مجزا به نام شریک مربوطه صادر می شود. این اسناد، مالکیت مفروز و مستقل هر شریک را بر سهم خود تأیید می کنند.

۵. نمونه متن درخواست افراز ملک مشاع از اداره ثبت

تهیه یک درخواست کتبی دقیق و رسمی، گام اول در فرآیند افراز ملک از اداره ثبت است. در ادامه یک نمونه متنی برای درخواست افراز ارائه شده است که می توانید با جایگذاری اطلاعات مربوط به خود و ملک، از آن استفاده کنید. توجه داشته باشید که این یک نمونه متنی است و ممکن است نیاز به تکمیل جزئیات بیشتری بسته به شرایط خاص پرونده شما داشته باشد. برای دانلود فرم به صورت فایل، باید به وب سایت های تخصصی حقوقی مراجعه نمایید.

بسمه تعالی

ریاست محترم اداره ثبت اسناد و املاک شهرستان [نام شهرستان محل وقوع ملک]

سلام علیکم،

احتراماً، اینجانب [نام و نام خانوادگی متقاضی]، فرزند [نام پدر]، به شماره شناسنامه [شماره شناسنامه]، کد ملی [کد ملی]، و آدرس اقامتگاه [آدرس دقیق متقاضی]، مالک رسمی [ذکر میزان سهم، مثلاً: یک سهم از شش سهم مشاعی] از شش دانگ پلاک ثبتی [شماره پلاک فرعی]/[شماره پلاک اصلی] واقع در بخش [شماره بخش ثبتی] شهرستان [نام شهرستان محل وقوع ملک]، به شماره ثبت [شماره ثبت ملک] و صفحه [شماره صفحه] دفتر [شماره دفتر]، به موجب سند مالکیت [شماره و تاریخ سند].

نظر به اینکه ملک فوق الذکر به صورت مشاعی با سایر شرکا، به شرح ذیل در مالکیت ما می باشد:
1. آقای/خانم [نام و نام خانوادگی شریک ۱]، فرزند [نام پدر شریک ۱]، کد ملی [کد ملی شریک ۱]، آدرس [آدرس شریک ۱]، مالک [میزان سهم شریک ۱].
2. آقای/خانم [نام و نام خانوادگی شریک ۲]، فرزند [نام پدر شریک ۲]، کد ملی [کد ملی شریک ۲]، آدرس [آدرس شریک ۲]، مالک [میزان سهم شریک ۲].
[و در صورت وجود، مشخصات سایر شرکا به همین ترتیب ذکر شود.]

و از آنجا که جریان ثبتی ملک مذکور خاتمه یافته و سند مالکیت رسمی برای آن صادر شده است، و نیز تاکنون سند مالکیت معارضی صادر نگردیده و در بین شرکا نیز اشخاص محجور یا غایب مفقودالاثر وجود ندارد؛ لذا با استناد به ماده ۱ قانون افراز و فروش املاک مشاع، تقاضا دارد دستور فرمایید نسبت به انجام عملیات افراز سهم اینجانب و سایر شرکا از ملک مشاعی فوق الذکر، مطابق قوانین و مقررات مربوطه اقدام لازم مبذول گردد.

مدارک لازم پیوست این درخواست می باشد:
۱. کپی برابر اصل شناسنامه و کارت ملی متقاضی و سایر شرکا.
۲. کپی برابر اصل سند مالکیت مشاعی ملک.
۳. [ذکر سایر مدارک پیوست مانند گواهی پایان کار، وکالت نامه و...]

با تشکر و احترام فراوان

نام و نام خانوادگی متقاضی:
امضاء:
تاریخ:
شماره تماس:

۶. هزینه های درخواست افراز ملک مشاع از اداره ثبت (بررسی جزئیات و تخمین ها)

یکی از دغدغه های اصلی مالکان هنگام درخواست افراز ملک مشاع، اطلاع از هزینه های مربوط به این فرآیند است. برخلاف تصور عمومی، افراز ملک مشاع در اداره ثبت (در صورت فراهم بودن شرایط) معمولاً از نظر مالی بسیار مقرون به صرفه تر از طرح دعوا در دادگاه است. به طور کلی، هزینه افراز ملک مشاع در اداره ثبت، یک «دعوای غیرمالی» محسوب می شود؛ اما شامل هزینه های جانبی دیگری نیز هست که در ادامه به تفصیل بررسی می شوند:

۶.۱. هزینه های کارشناسی و نقشه برداری

بخش قابل توجهی از هزینه های افراز در اداره ثبت مربوط به خدمات کارشناسی و نقشه برداری است:

• هزینه کارشناس رسمی نقشه برداری: این هزینه برای ترسیم نقشه دقیق وضع موجود و نقشه پیشنهادی افراز، تعیین حدود و مساحت قطعات و تهیه صورت مجلس معاینه محل پرداخت می شود. تعرفه کارشناسان رسمی دادگستری هر ساله توسط کانون کارشناسان تعیین می شود.
• عوامل مؤثر بر هزینه: مساحت ملک، موقعیت جغرافیایی، نوع ملک (کشاورزی، مسکونی، تجاری)، تعداد قطعاتی که باید افراز شوند و پیچیدگی های فنی زمین شناسی می توانند بر میزان این هزینه تأثیرگذار باشند.
• تخمین حدودی: این هزینه ها می توانند از چند میلیون تومان برای املاک کوچک شروع شده و بسته به وسعت و پیچیدگی تا ده ها میلیون تومان نیز افزایش یابد. این هزینه معمولاً به عهده متقاضی یا به نسبت سهم میان شرکا تقسیم می شود.

۶.۲. هزینه های اداری و ثبتی

هزینه های اداری و ثبتی شامل مواردی است که مستقیماً به اداره ثبت پرداخت می شود:

• هزینه ثبت درخواست افراز: مبلغی جزئی برای ثبت اولیه درخواست.
• هزینه های مربوط به ابلاغ: هزینه ابلاغ تصمیمات به شرکا.
• هزینه های صدور اسناد مالکیت جدید: پس از انجام افراز و تفکیک سند اولیه، برای هر یک از قطعات افراز شده، سند مالکیت جدید صادر می شود که این امر نیز مستلزم پرداخت هزینه هایی طبق تعرفه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است.
• تخمین حدودی: این هزینه ها معمولاً مبلغ ثابتی دارند که سالانه توسط سازمان ثبت تعیین می شود و در مقایسه با هزینه های کارشناسی، کمتر است.

۶.۳. هزینه های مربوط به شهرداری و سایر نهادها

در برخی موارد، ممکن است نیاز به پرداخت هزینه هایی به شهرداری یا سایر نهادها نیز باشد:

• عوارض تفکیک یا افراز شهرداری: اگر افراز منجر به ایجاد قطعاتی شود که مشمول عوارض تفکیک از سوی شهرداری باشند، این عوارض باید پرداخت شوند. این امر به خصوص در مورد اراضی شهری و تغییر کاربری آن ها مصداق دارد.
• هزینه های مربوط به استعلامات: در صورت لزوم، هزینه هایی برای اخذ استعلام از سایر ادارات (مانند جهاد کشاورزی) ممکن است دریافت شود.

نکته مهم: در صورتی که پرونده افراز به دلیل عدم توافق یا عدم وجود شرایط در اداره ثبت به دادگاه ارجاع شود، دعوای افراز در دادگاه نیز ماهیت «غیرمالی» دارد و هزینه های دادرسی آن بر این مبنا محاسبه می شود که معمولاً کمتر از دعاوی مالی است؛ اما شامل حق الوکاله وکیل (در صورت استفاده از وکیل) و سایر هزینه های قضایی خواهد بود.

۷. گواهی عدم افراز ملک مشاع: چه زمانی و چگونه صادر می شود؟

در مواردی، اداره ثبت پس از بررسی های لازم به این نتیجه می رسد که ملک مشاع قابلیت افراز را ندارد. در چنین شرایطی، به جای صدور رأی بر افراز، «گواهی عدم افراز» صادر می شود. این گواهی به معنای آن است که ملک از نظر فنی یا قانونی به قطعات مستقل قابل تقسیم نیست. صدور این گواهی پیامدهای مهمی برای مالکان در پی دارد.

۷.۱. موارد صدور گواهی عدم افراز

گواهی عدم افراز در شرایط خاصی صادر می شود که مهمترین آن ها عبارتند از:

• عدم قابلیت تقسیم ملک به قطعات مستقل و مفید: این اصلی ترین دلیل صدور گواهی عدم افراز است. اگر ملک به دلیل مساحت بسیار کم، شکل نامنظم، موقعیت نامناسب (مثلاً عدم دسترسی به معبر عمومی برای هر قطعه)، یا عدم رعایت ضوابط و مقررات شهرسازی (مانند حداقل مساحت تفکیک، کاربری غیرمجاز) قابل تقسیم به قطعات مستقل و قابل استفاده نباشد، گواهی عدم افراز صادر می گردد.
• وجود سند معارض یا عدم اتمام جریان ثبتی: همانطور که پیش تر ذکر شد، وجود سند معارض یا اینکه جریان ثبتی ملک هنوز خاتمه نیافته باشد، از موانع اصلی افراز در اداره ثبت است و در این موارد نیز اداره ثبت از صدور رأی افراز خودداری و گواهی عدم افراز صادر می کند (البته با این توضیح که صلاحیت رسیدگی به عهده دادگاه است).
• وجود محجور یا غایب در بین شرکا: اگر یکی از شرکا محجور (صغیر، مجنون یا سفیه) یا غایب مفقودالاثر باشد، اداره ثبت صلاحیت رسیدگی به افراز را نداشته و گواهی عدم افراز صادر می کند تا مالکان بتوانند به دادگاه مراجعه کنند.

۷.۲. فرآیند صدور گواهی عدم افراز در اداره ثبت

فرآیند صدور گواهی عدم افراز نیز از طریق همان مراحل درخواست افراز آغاز می شود:

1. متقاضی (یا شرکا) درخواست افراز را به اداره ثبت تقدیم می کنند.
2. کارشناس ثبت و نقشه بردار، ملک را بررسی کرده و گزارش کارشناسی تهیه می کنند. در این گزارش، نقشه بردار صراحتاً اعلام می کند که ملک به دلایل فنی یا شهرسازی قابلیت افراز را ندارد یا با ضوابط قانونی همخوانی ندارد.
3. نماینده ثبت نیز با بررسی سوابق ثبتی، وضعیت ملک را از نظر خاتمه جریان ثبتی، عدم وجود سند معارض و عدم وجود محجور یا غایب در بین شرکا تأیید می کند.
4. ریاست اداره ثبت، با توجه به گزارش ها و مستندات موجود، در صورتی که شرایط افراز مهیا نباشد، اقدام به صدور گواهی کتبی مبنی بر «عدم قابلیت افراز» می نماید.

این گواهی به تمامی شرکا ابلاغ می شود و مانند تصمیم افراز، ظرف ۱۰ روز از تاریخ ابلاغ، قابل اعتراض در دادگاه عمومی محل وقوع ملک است.

۷.۳. پیامدهای صدور گواهی عدم افراز: دستور فروش ملک

صدور گواهی عدم افراز از سوی اداره ثبت، به معنای بن بست نیست، بلکه راهگشای مسیر دیگری برای مالکان است. طبق ماده ۴ قانون افراز و فروش املاک مشاع، در صورتی که ملک مشاع به دلیل عدم قابلیت افراز، افراز نشود، هر یک از شرکا می تواند به دادگاه مراجعه کرده و تقاضای «دستور فروش ملک» را بنماید.

فرآیند دستور فروش:

1. با در دست داشتن گواهی عدم افراز صادره از اداره ثبت، یکی از شرکا (یا همه آن ها) به دادگاه عمومی حقوقی محل وقوع ملک مراجعه کرده و دادخواست «دستور فروش ملک مشاع» را تقدیم می کند.
2. دادگاه با بررسی دادخواست و گواهی عدم افراز، بدون نیاز به ورود در ماهیت دعوا و فقط با احراز عدم قابلیت افراز، دستور فروش ملک را صادر می کند.
3. سپس ملک از طریق مزایده به فروش می رسد.
4. بهای حاصل از فروش ملک، پس از کسر هزینه های قانونی، بر اساس سهم هر شریک (مشاعاً) میان آن ها تقسیم می شود و به این ترتیب، حالت اشاعه به صورت نهایی پایان می یابد.

۸. سوالات متداول

آیا می توان بدون حضور همه شرکا درخواست افراز داد؟

بله، هر یک از شرکا می تواند به تنهایی درخواست افراز ملک مشاع را به اداره ثبت ارائه دهد. با این حال، اداره ثبت موظف است تصمیم خود را به تمامی شرکا ابلاغ کند تا آنها از جریان امور مطلع شده و در صورت تمایل، حق اعتراض خود را اعمال نمایند.

مدت زمان تقریبی فرآیند افراز ملک مشاع در اداره ثبت چقدر است؟

مدت زمان فرآیند افراز در اداره ثبت به عوامل مختلفی از جمله حجم کاری اداره، پیچیدگی پرونده، نیاز به استعلامات متعدد، و همکاری شرکا بستگی دارد. اما به طور کلی، اگر شرایط مهیا باشد و اعتراضی صورت نگیرد، این فرآیند می تواند از چند ماه تا یک سال به طول بیانجامد. این مدت زمان معمولاً کمتر از فرآیند افراز از طریق دادگاه است.

اگر سند مالکیت ملک تک برگ نباشد، امکان افراز وجود دارد؟

بله، امکان افراز برای سندهای منگوله دار نیز وجود دارد، مشروط بر اینکه جریان ثبتی ملک خاتمه یافته و شرایط دیگر افراز در اداره ثبت فراهم باشد. با این حال، در برخی موارد، اداره ثبت ممکن است پیش از افراز، متقاضی را ملزم به تبدیل سند منگوله دار به تک برگ نماید.

آیا برای درخواست افراز از اداره ثبت، حضور وکیل ضروری است؟

خیر، حضور وکیل برای درخواست افراز از اداره ثبت الزامی نیست و مالکان می توانند شخصاً پیگیر امور باشند. با این حال، با توجه به پیچیدگی های قانونی و اداری و لزوم جمع آوری دقیق مدارک، استفاده از خدمات وکیل متخصص ملکی می تواند به تسریع و صحت فرآیند کمک شایانی کند و از بروز اشتباهات احتمالی جلوگیری نماید.

چگونه می توانم از وضعیت ثبتی دقیق ملک خود (خاتمه جریان ثبتی، عدم معارض) اطلاع پیدا کنم؟

برای اطلاع از وضعیت ثبتی دقیق ملک، می توانید به اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک مراجعه کرده و با ارائه مشخصات پلاک ثبتی، درخواست استعلام وضعیت ثبتی را ارائه دهید. این استعلام اطلاعاتی مانند خاتمه یافتن جریان ثبتی، وجود سند معارض، یا بازداشت بودن ملک را در اختیار شما قرار می دهد.

اگر یکی از شرکا حاضر به پرداخت هزینه های افراز نباشد، تکلیف چیست؟

به طور معمول، هزینه های افراز (شامل کارشناسی، نقشه برداری و اداری) باید به نسبت سهم میان شرکا تقسیم شود. اگر یکی از شرکا از پرداخت سهم خود امتناع کند، شریک متقاضی می تواند سهم وی را پرداخت کرده و سپس از طریق مراجع قانونی (دادگاه) نسبت به مطالبه سهم پرداختی از آن شریک اقدام نماید. در برخی موارد، ممکن است با توافق، ابتدا متقاضی تمامی هزینه ها را بپردازد و در زمان دریافت سهم خود از ملک یا فروش آن، هزینه ها را محاسبه و دریافت کند.

آیا تصمیم اداره ثبت در مورد افراز قطعی است؟

خیر، تصمیم اداره ثبت در خصوص قبول یا رد درخواست افراز، قطعی نیست و تمامی شرکا (چه موافق و چه مخالف) ظرف ۱۰ روز از تاریخ ابلاغ رسمی تصمیم، حق اعتراض به آن را در دادگاه عمومی محل وقوع ملک دارند. در صورت اعتراض، پرونده به دادگاه ارجاع و رأی نهایی توسط مرجع قضایی صادر خواهد شد.

نتیجه گیری

درخواست افراز ملک مشاع از اداره ثبت، فرصتی ارزشمند برای مالکان است که می خواهند از حالت اشاعه خارج شده و مالکیت مستقل بر سهم خود را تجربه کنند. درک صحیح از مفاهیم، شرایط، مدارک و مراحل اجرایی، کلید موفقیت در این فرآیند است. رعایت تمامی الزامات قانونی از جمله خاتمه یافتن جریان ثبتی، عدم وجود سند معارض و عدم حضور افراد محجور، مسیر افراز ثبتی را هموارتر می سازد. در صورت عدم قابلیت افراز یا وجود موانع، گواهی عدم افراز صادر شده که خود مقدمه ای برای درخواست دستور فروش ملک از دادگاه است. با توجه به پیچیدگی های احتمالی، توصیه می شود همواره با آگاهی کامل و در صورت لزوم با مشاوره حقوقی تخصصی از وکلای مجرب در این حوزه گام بردارید تا از اتلاف زمان و هزینه جلوگیری شود و حقوق شما به بهترین شکل ممکن تأمین گردد.